こんにちは。育休取得が決まった後、「引き継ぎって、いつから動くのが正解なんだろう…」と悩みまくった新米パパ、たまいちです。
育休の引き継ぎって、早すぎても「まだ先でしょ？そんなこと今言われても」と思われそうだし。逆に遅いと周りをバタつかせたり、業務に影響が出ちゃいそうで。引き継ぐタイミングがよくわからないんですよね。
でも答えはシンプルで、「育休前日までに現場が回る状態」をゴールにして、そこから逆算するのがいちばん確実です。
この記事では、育休取得が決まった後に行う「引き継ぎのタイミング目安」と「引き継ぎの進め方」を時系列ごとにまとめました。
【この記事でわかること】
育休の引き継ぎタイミングの目安がわかる
引き継ぎ前にやることがわかる
引き継ぎの進め方が８ステップでわかる
引き継ぎ資料の作り方がわかる
引き継ぎの失敗例がわかる
結論：育休の引き継ぎは1〜2ヶ月前が基本
とりあえず結論から。育休の引き継ぎは「1〜2ヶ月前から」が基本。もちろん職種や業務の重さでかなり前後することでしょうが、迷ったら「２ヶ月から動く」と思っておけば、大抵の場合は問題ありません。
引き継ぎのタイミングの目安（業務量別）はこんなイメージです。
- 2ヶ月前：案件が多い／関係者が多い／顧客対応が多い／代替の調整が必要
- 1ヶ月前：一般的な社内業務が中心で、引き継ぎ相手も予想がつく。
- 2週間前：定型業務中心で、影響範囲が小さい（引き継ぐ内容もほとんどない）
引き継ぎの進め方（時系列）はこんなイメージです。
- 2ヶ月前：上司とのすり合わせ／引き継ぎ候補決め／業務の洗い出し
- 1〜2ヶ月前：業務手順の文章化／引き継ぎ資料作成／引き継ぎ面談1回目
- 2〜4週間前：面談2回目／関係部署連絡／顧客連絡（会社ルール確認）
- 直前：引き継ぎ資料の更新／引き継ぎの最終確認／お礼（口頭＋手紙）
大事なのは「育休前日までに引き継ぎが終わっている状態」から逆算することです。
まずは「上司とのすり合わせ」
育休の引き継ぎは、自分だけで頑張っていても、上司との合意が取れていないとうまくいかないことが多いです。
なので最初の一歩は、綿密な引き継ぎ資料を作ることじゃなくて、引き継ぎに動き出す前に上司と話し合うこと。これは育休を申請した後、早ければ早い方が良いですね。
- 育休の開始予定日と休む期間（ここは正確に）
- 引き継ぎする内容（ざっくりでOK）
- 引き継ぎ先の案（多分この人、くらいでOK）
- いつ頃に引き継ぐか（業務量から逆算した大体の想定でOK）
これらを上司と共有しておくだけで、育休の引き継ぎはかなりスムーズになると思います。上司が協力的でないとしても、一連の内容を伝えてはおきましょう。後から「これじゃダメだよ」と言われないためにも。
引き継ぎの進め方８ステップ
ここからは、職種が違っても使いやすい「育休の引き継ぎの進め方」をそのまま並べます。
①自分の業務を洗い出す（大体2ヶ月前）
引き継ぎを進める上でまずやることは、自分の担当している業務を洗い出して、見える化することです。
例えば、こんな風に考えると漏れにくいです。
- 毎日やる業務
- 毎週やる業務
- 毎月やる業務
- 突発的にやる業務（問い合わせ・トラブル対応など）
思い浮かんだらすぐに書き出すようにしましょう。一気にまとめて思い出そうとすると、絶対に抜けが発生しますから。数日間かけてのんびり書き出していって下さい。
②各業務を「説明」できる形にする
自分の業務を把握できたとしても、引き継ぐ相手に伝えられなければ意味がありません。
次は、書き出した業務を「説明」できるように分解していきましょう。
例1）
「請求対応」→「月末：請求書作成→承認→経理へ提出（締切：翌月2営業日）」例2）
「月次レポート作成」→「毎月第1営業日：数値集計→所定フォーマットに入力→上司確認→共有（締切：第3営業日 午前中）」
ここではまだ、引き継ぎ資料のたたき台みたいに、箇条書きで作っておけばOKです。
③引き継ぎ開始の最終確認を上司へ（大体1ヶ月半前）
相手に引き継ぐ前に、もう一度上司をはさんでからの方が、圧倒的に揉めにくいです。
事前に上司とすり合わせた内容通り進めていれば、
「引き継ぎの件ですが、以前ご相談した通り、○○さんへ引き継ぐ形で、〇月〇日から開始したいと考えています。よろしいでしょうか？」と、上司の再確認をする形ですね。
④相手に合わせた資料を作る
上司のOKが出たら、引き継ぎ相手はほぼ確定です。
ここからは、先ほど書き出した引き継ぎ資料のたたき台をもとに、相手に合わせた資料に整えていきましょう。
- 引き継ぐ業務を経験したことのある人なら、手順・期日・現状・注意点をざっくり箇条書きでも十分。
- 未経験で不安がありそうな人なら、1つ1つの手順をもう少し細かく、迷いどころまで書いておくのがおすすめです。
また、重要な業務ほど「誰が見ても実行できる形」にしておきましょう。
育休中に担当者が変わるなど、急な引き継ぎが発生するケースもあるからです。
⑤引き継ぎ面談は2回する（大体1ヶ月前～2週間前）
なかなか時間を作れないかもしれませんが、引き継ぎ面談は2回行った方が確実です。
- 1回目（1ヶ月前）：引き継ぎ内容を伝え、資料を渡す
- 2回目（2～1週間前）：不明点や詰まりそうな業務を確認し、追加で補足する
1回だけで終えてしまうと、引き継ぎ相手が「後で読もう」と思って、そのまま資料を読まないこともあります。
その結果、育休開始後に「わからない箇所があって」と連絡がくることもあり得ますので…。
⑥関係部署へ連絡（大体1～2週間前）
経理・総務・別チームなど、あなたの仕事が絡む部署へは一言連絡を入れておきましょう。
「育休に入ること」を伝えるというよりも、「その間の自分の業務は〇〇さんが引き継いでいます」という、誰が自分の代わりの窓口なのかがわかるように伝えましょう。
⑦取引先／顧客へ連絡（大体1週間前。会社ルールに合わせて）
ここは会社の方針もあると思うので、上司と相談しつつ行っていきましょう。
伝える内容はシンプルで問題ありません。
- いつからいつまで不在か
- 代わりの担当者は誰か
取引先や顧客との関係性にもよりますが、「育休を取得しまして～」などの経緯を丁寧に全部説明する必要はありません。相手が困らないだけの情報を伝えることが大事です。
⑧引き継ぎ資料の更新とお礼の手紙（育休直前）
最終出勤日までは毎日仕事が進むので、引き継ぎ資料は作った日から少しずつ古くなります。
だから育休直前に、最新版に更新した資料を改めて渡しておきましょう。
ただし、よほどの理由がない限り、最初に渡した資料から大幅に内容を変えるのは避けた方が無難です。
相手からすると「最初の資料を読んだ時間は何だったの…」となりかねないので、更新するなら差分（変更点）だけを伝えるのがおすすめです。
そして、あなたの仕事を引き継いでくれたことへ、感謝の言葉や手紙を、一緒に渡すと良いと思います。ルールや正しい手順も大事ですが、最後には気持ちが一番大切ですからね。
「引き継ぎ資料」の作り方
どうしても引き継ぎ資料がうまく作れない！という人向けに、引き継ぎ資料に最低限書いておきたい項目をまとめました。
- 業務名
- 頻度／締切
- 手順
- 現状
- 次にやること
- データの保存場所（フォルダURL／ファイル名など）
- 注意点
- 迷った時の確認先（上司/窓口/自分の連絡先など）
引き継ぎ資料は、誰が見ても実行できるレベルまで落とし込むのが基本です。
その上で、引き継ぐ相手に合わせて不要な項目を削っていくと、読みやすくなります。
育休の引き継ぎでよくある失敗4パターン
ここでは、育休前の引き継ぎで、あるあるな失敗パターンを4つ紹介します。
①引き継ぎ先が決まらないまま、時間だけが過ぎた
会社側にとっても、育休を取る側にとっても、これが一番こわいです。
引き継ぎ先を会社がスパッと決めてくれるならいいんですが、現実は「あとで考えるね」のまま、ズルズル先延ばしになることもあります。
だからこそ、上司がまったく動く気配がない時は、受け身になりすぎず自分から提案した方がいいです。たとえば、「この業務は○○さんが引き継ぐのが自然そうですが、どうですか？」といった形で。
もしそれでも決まらないなら、最悪を避けるために「誰でも回せる形にしておく」「分散できるところは先に分散する」までやっておきましょう。これだけでも育休直前の焦りはグッと減ります。
②引き継いだつもりが、相手は「そんなつもりで聞いてなかった」
これ、意外とあります。引き継ぎの会話がふわっと終わると、相手の頭の中ではまだ、「自分の業務になる」と認識できていない場合もあるんですよね。
だから、ここだけは言い切っておくのがおすすめです。
「○月○日から、この業務は〇〇さんの担当です。」
この一言があるだけで、相手のスイッチが入りますから。
③顧客（取引先）への連絡を忘れて、後からトラブル
これは社内ルールが決まっていないと、つい後回しにしがちです。
でも礼儀として、一報は入れておきたいところ。
よく連絡を取り合う顧客だけでなく、最近やり取りが減った顧客にも忘れずに連絡しておきましょう。いつ問い合わせが来るかは、誰にもわかりませんから。
対策としては、業務の洗い出しの時点で、
「社外の関係者がいる業務」にチェックを付けておくのが効果的です。
④引き継ぎ資料が無くなった
引き継いだ相手が資料をなくしてしまったり、引き継ぎ資料のデータが参照できなくなったりすることは、意外とあります。なので、引き継ぎ資料は次の対策をしておきましょう。
- 自分側も１部印刷して持っておく
- データを２か所に保存しておく（PC＋USBなど）
育休中に引き継ぎ資料を作り直す…なんて事態は避けたいですからね。
まとめ
育休の引き継ぎタイミングって悩みますよね。
でも目的は「完璧な引き継ぎ資料を作る」じゃなくて、自分が休みに入っても現場が回る状態を作ることです。
自分の業務量から、引き継ぎにどれくらいかかるのか逆算して、タイミングを決めていきましょう。迷ったら、2ヶ月前からこの記事の通りやっていけば、大抵は問題なく進むと思います。
そして引き継ぎは、業務だけ伝えて終わりではなく、最後にしっかり「ありがとう」を伝えられると、今後の関係性も良くなります。
あなたが気持ちよく育休に入れるように。職場の仲間も安心して送り出せるように。
この記事が、その段取り作りの支えになれば嬉しいです。
最後までご覧いただきありがとうございました。
【次のおススメ記事】
コメント